- Jelaskan bagaimana organisasi berhubungan dengan arsip?
Arsip merupakan bukti kegiatan dari suatu organisasi, sebaliknya arsip bisa digunakan oleh organisasi sebagai bahan pendukung dalam pengambilan keputusan atau sebagai bahan bukti pertanggung jawaban kerja, sebagai bahan rujukan atau referensi untuk kepentingan terkait dengan kegiatan organisasi, selain itu sebagai bahan persyaratan hukum dan sebagai bukti dokumentasi dari kegiatan organisasi. Arsip dapat dikatakan sebagai surat yang merupakan proses dan cara berkomunikasi yang dipergunakan didalam organisasi. Surat dalam organisasi sangat penting untuk membantu tercapainya tuhuan organisasi. Arsip dalam organisasi merupakan aktivitas organisasi sehari-hari yang sangat berpengaruh dalam laju perkembangan suatu organisasi.
Arsip timbul karena proses kegiatan administrasi/manajemen dari suatu organisasi dan dapat berfungsi sebagai salah satu dari informasi. Pengertian arsip menurut Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan,pasal 1 sebagai berikut: arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Dengan demikian dapat kita ketahui bahwa organisasi merupakan alat dari kegiatan administrasi dan manajemen sebagai suatu proses kegiatan manajemen berlangsung secara terus-menerus dan dilaksanakan oleh manajer. Seluruh kegiatan organisasi ini yang disebut dengan administrasi, karena kegiatan organisasi terdapat aktifitas catat mencatat, surat menyurat, pendokumentasian/pengarsipan, pembukuan/agenda kas dan inventaris sifatnya teknis ketatausahaan untuk merekam seluruh kegiatan yang ditimbulkan dalam bentuk arsip sebagai salah satu dokumen dan informasi (Muhammad: 2013).
Terselenggaranya kearsipan secara baik dapat meminimalisir kesalahan manajemen yang akan diambil oleh organisasi pemerintah maupun swasta melalui tersedianya informasi yang tersaji dengan baik dan benar.
- Organisasi kearsipan bisa dibedakan menjadi berapa? Jelaskan dan beri contoh!
- Sentralisasi
Sistem pengelolaan arsip yang dilakukan secara terpusat dalam suatu organisasi. Penyimpanan arsip dinamis aktif yang sudah selesai di olah di unit Kearsipan II. Sistem sentralisasi efektif dan efisien untuk organisasi yang kecil, karena hemat sarana dan prasarana, biaya dan sumber daya. Penyimpanan warkat yang di pusatkan pada satu unit kerja khusus yang lazim disebut sentral arsip. Contoh: pengolahan misalnya kuitansi, laporan, bagian surat menyurat, bagian penggandaan dokumen, bagian kearsipan, bagian perlengkapan kantor, bagian pelatihan dan pengembangan tenaga kerja, dan sebagainya. Menurut Sibali (2010: 1573-1574) adapun keuntungan dan kelemahan sentralisasi.
Keuntungan penyimpanan sentralisasi adalah :
- Dapat diperoleh beberapa penghematan dalam masalah biaya, perlengkapan, peralatan, ruang dan pegawai.
- Petugas dapat mengkonsentrasikan diri khusus pada pekerjaan kearsipan.
- Kantor hanya menyimpan satu arsip, duplikasinya dapat dimusnahkan.
- Sistem penyimpanan dari berbagai macam arsip dapat diseragamkan.
- Tanggung jawab penyimpanan warkat dipusatkan sehingga penyimpanan warkat dapat efektif.
- Karena dalam azas sentralisasi hanya dikenal dengan saluran tunggal maka kekeliruan dalam penyelenggaraan warkat dapat dicegah sekecil dan sedini mungkin.
Kelemahan penyimpanan azas sentralisasi adalah:
- Sentralisasi arsip hanya efisien dan efektif untuk organisasi yang kecil.
- Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem penyimpanan yang seragam.
- Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih lama untuk memperoleh arsip yang diperlukan.
- Desentralisasi
Desentralisasi adalah pengelolaan arsip yang dilakukan pada setiap unit kerja dalam suatu organisasi. Pengelolaan arsip dinamis aktif dan inaktif di unit kerja masing-masing. Sistem desentralisasi efektif dan efisien untuk organisasi yang besar dan letak ruang kantor terpisah-pisah. Sistem yang dipergunakan masing-masing unit kerja tergantung kepada ketentuan kantor yang bersangkutan. Di sini semua kegiatan kearsipan, mulai dari pencatatan, penyimpanan, peminjaman, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan dilaksanakan masing-masing oleh unit kerja. Untuk organisasi yang besar dan ruang kantor yang penyelenggaraan arsip secara desentratralisasi sangat sesuai dipergunakan. Sebagai contoh: semua kegiatan kearsipan, mulai dari pencatatan, penyimpanan, peminjaman, pengawasan, pemindahan, dan pemusnahan dilaksanakan oleh unit kerja masing – masing dan di tempat unit kerja masing – masing.
Keuntungan desentralisasi arsip :
- Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai dengan kebutuhan unit kerja masing-masing.
- Keperluan akan arsip mudah terpenuhi karena berada pada unit kerja sendiri.
- Penanganan arsip lebih mudah dilakukan karena jenis arsipnya sudah dikenal dengan baik.
- Lebih menghemat waktu karena tidak banyak prosedur.
- Penyusutan warkat dapat dilakukan dengan mudah karena pimpinan unit satuan kerja yang bersangkutan yang mengadakan penyusutan.
- Masing-masing unit satuan kerja akan lebih mudah menyesuaikan system atau metode kearsipan yang akan dilaksanakan sesuai dengan kondisi dari unit satuan kerja masing-masing.
Kelemahan desentralisasi arsip :
- Penyimpanan arsip tersebar di berbagai lokasi dan dapat menimbulkan duplikasi arsip yang tersimpan.
- Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip pada setiap unit kerja, sehingga penghematan pemakaian peralatan dan perlengkapan sukar dihindari.
- Penataran dan pelatihan kearsipan perlu diadakan karena petugas-petugas pada umumnya bertugas rangkap dan tidak mempunyai latar belakang pendidikan kearsipan.
- Memerlukan tidak menghemat tempat atau ruangan karena penyimpanannya pada setiap unit kerja.
- Tidak ada keseragaman dalam pengurusan penyelenggaraan penyimpanan warkat.
- Sistem campuran
Azas campuran merupakan kombinasi antara desentralisasi dan sentralisasi. Dalam azas campuran tiap-tiap unit satuan kerja dimungkinkan menyelenggarakan sendiri-sendiri penyelenggaraan penyimpanan warkatnya karena mempunyai spesifikasi sendiri, sedangkan penyimpanan warkat untuk unit satuan kerja yang tidak mempunyai spesifikasi sendiri disentralisasikan. Tujuan penyimpanan warkat campuran ini untuk mengatasi kekurangan yang terdapat dalam sentralisasi dan desentralisasi.
Sebagai contoh sebuah universitas memiliki kantor pelayanan ketatausahaan di tingkat pusat untuk melayani semua fakultas, namun pada tiap-tiap fakultas juga terdapat kantor pelayanan tatausaha untuk melaksanakan fungsi pelayanan pada fasilitas tersebut.
DAFTAR RUJUKAN
Kennedy, Jay and Schauder, Cherryl. 1998. Records Management: A Guide to Corporate Record Keeping. South Melbourne: Addisin Wesley Longman Australia.
Muhammad. 2013. (Online), (http://muhammadsyabany.blogspot.co.id/2013/03/pelaksanaan-tertib-administrasi-arsip_27.html), diakses 22 September 2015.
Sibali, Nawawi. 2010. Penerapan Sistem Kearsipan Pada Kantor Arsip Daerah. Kabupaten Kutai Barat. Jurnal Eksis. 6 (2): 1440-1605.
Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
